Por Javier Santiago Castillo
@jsc_santiago
Existe una nueva concepción de los archivos, su gestión y su conservación, que recibió a mediados del 2019 un definitivo impulso cuando entró en vigor la nueva Ley General de Archivos (LGA), que abrogó la anterior Ley Federal de la materia de 2012. La nueva norma obliga a todo el Estado mexicano en sus diversos niveles y órdenes de gobierno, organiza nuevas dinámicas institucionales, que será un elemento fundamental de los sistemas nacionales de transparencia, fiscalización y anticorrupción.
Las nuevas normas de archivos disponen hoy una función institucional de primer orden que obliga inclusive a partidos, sindicatos y particulares en ciertos supuestos. Su adecuada gestión requiere además una estructura ejecutiva formal, antaño inexistente o de ínfimo nivel, capacitada y experimentada que permita considerarlos a la luz de su importancia superlativa, dispuesta en la Ley General de Bienes Nacionales, que los clasifica, en sus diversas manifestaciones, inclusive la electrónica, como sujetos al régimen de dominio público de la Nación.
Según la Declaración Universal sobre los Archivos, aprobada el 11 de noviembre 2011 durante la trigésimo sexta reunión de la Conferencia General de la UNESCO, los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria; conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación y el libre acceso a los archivos enriquece la transparencia y nuestro conocimiento de la sociedad, en consecuencia, “promueve la democracia, protege derechos ciudadanos y mejora la calidad de vida”.
En la nueva legislación subyace esa convicción de que los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado y son fuentes fiables de información que garantizan la preservación de nuestra memoria histórica y patrimonio documental, la transparencia y el derecho a la verdad, la fiscalización y la rendición de cuentas.
Estas nuevas reglas, concepciones y convicción archivísticas enfrentan limitaciones financieras, resistencias burocráticas e inercias administrativas, por lo que el reto de “naturalizar” la función y sus normas, instituciones y procedimientos requerirá del más comprometido apoyo de las y los titulares de las dependencias y entidades de orden federal, estatal, municipal y autónomos, el INAI entre ellos.
Esto es así ya que la Ley General de Archivos dispone que son los titulares de dichos entes públicos, los responsables de los archivos y deberán nombrar también directamente y tener adscritos a su oficina a los responsables de los archivos de concentración y de los archivos históricos, en su caso.
La ley expresa también una convicción con el combate a la corrupción, que erosiona cotidianamente la confianza social en sus gobiernos y representantes populares. Esta convicción de contribuir con las nuevas normas archivísticas a edificar un reforzado sistema nacional de integridad pública (que además tiene dientes) es visible en varias secciones de la ley que conviene esclarecer.
En primer lugar, ahora se consideran faltas graves en materia administrativa estas conductas: transferir la propiedad o posesión de archivos o documentos de los sujetos obligados; impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos sin causa justificada; actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas para la conservación de los archivos; usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar, total o parcialmente, sin causa legítima y de manera indebida documentos de archivo de los sujetos obligados; y omitir la entrega de algún documento de archivo bajo la custodia de una persona al separarse de un empleo, cargo o comisión. Las sanciones podrían ir desde suspensión y destitución hasta inhabilitación o sanción económica al infractor.
En segundo lugar, se crearon nuevos tipos penales, todos con condena de 3 a 10 años de prisión a quien: sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo; transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso correspondiente, un documento considerado patrimonio documental de la Nación.
Del mismo modo, a quien traslade fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la Nación, sin autorización del Archivo General; mantenga, injustificadamente, fuera del territorio nacional dichos documentos, una vez fenecido el plazo por el que el Archivo General autorizó la salida del país; o destruya documentos considerados patrimonio documental de la Nación.
Por otro lado, los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
En la misma disciplina de responsabilidades administrativas, se les impuso a los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas, el mandato de vigilar el estricto cumplimiento de la Ley e integrar de manera obligatoria auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
No hay que olvidar una modalidad particular del delito de daño en propiedad ajena, hoy vigente en el código penal federal, que sanciona ya con 5 a 10 años de cárcel a quien cause incendio, inundación o explosión con daño o peligro de archivos públicos.
En los archivos se encuentra plasmado el rastro documental, la deliberación y resoluciones de los gobiernos. En ellos vemos la historia de nuestro país conformándose poco a poco, programa por programa y política pública por política pública.
La nueva ley de archivos distribuye competencias entre los ámbitos federal y locales. Sin embargo, la fórmula utilizada es la “centralización normativa y la descentralización operativa”, que supuestamente respeta la autonomía de los órganos estatales y municipales en la materia, pero que en realidad los subordina. Buen ejemplo de ello es la previsión para que los Consejos locales adopten, con carácter obligatorio, en el ámbito de sus respectivas competencias, las resoluciones que tome el Consejo Nacional de Archivos encargado de diseñar la política procedimental de acceso al acervo.
Ese simplismo que niega la diversidad nacional, desdeña logros locales y supone que el retraso en algunas regiones se subsana con dicterios y voluntarismo centralistas, puede frenar el positivo impulso contenido en la Ley General de Archivos. Debe evitarse en el accionar del Consejo Nacional. Debe transitarse por el sendero más arduo, pero al final más fructífero de la concertación y la sinergia.
Según información periodística en junio de 2019 (La Jornada 16/VI/19) la situación de los archivos estatales era algo más que precaria, con excepciones como Sonora que contaba con 27 empleados, todos capacitados, con un presupuesto de 12 millones 468 mil pesos y San Luis Potosí con un presupuesto de 19 millones 476 mil pesos con 25 personas responsables del acervo.
La Ciudad de México, paradójicamente, se encuentra en el otro extremo con 41 empleados y sólo uno tiene capacitación archivística y, para 2018, tuvo un presupuesto de 318 mil 615 pesos para administrar 4 kilómetros lineales de documentos.
Es relevante resaltar que para la instrumentación eficaz de una política pública la ley es un punto de partida, pero no es suficiente. Según el artículo 83 de la LGA, la Federación podrá otorgar subsidios a los Fondos de Apoyo Económico para los archivos locales. El Presupuesto de Egresos de la Federación de 2019 no contempla partida para este programa, el de 2020 considera en el rubro “Gestión del Sistema Nacional de Archivos” apenas 15 millones 750 mil pesos. Mención aparte merece el desempeño del Archivo General de la Nación como órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, que ni siquiera tiene actualizada la normatividad en su página web (consultada 4/I/20).
Estamos en presencia de una función institucional del más alto nivel, que enfrenta retos impresionantes, pero que es indispensable para el mejor desempeño del gobierno, su transparencia y rendición de cuentas. Los archivos también forman parte fundamental de nuestra memoria histórica y bagaje cultural y ambos nos garantizan un extraordinario sentido de identidad nacional.
